Quản trị văn phòng là một bộ phận khá mới mẻ với nhiều bạn. Nhiều bạn nghĩ rằng công việc này thực sự nhàm chán và không có tương lai tuy nhiên thời gian gần đây càng nhiều doanh nghiệp cần đến quản trị văn phòng hơn. Vậy để hiểu rõ về quản trị văn phòng là gì hãy cùng coalitionavenir.org tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Quản trị văn phòng là gì?
Quản lý văn phòng hay Office administration là công việc liên quan đến nhiều mảng trong văn phòng như tập trung vào chuyên môn tập trung vào việc thiết kế, triển khai kế hoạch hay liên tục quan sát, đánh giá, phán đoán vì mục đích của các quy trình làm việc trong quá trình vận hành của một văn phòng tập thể, có thể hiểu là quy tắc. Giúp tổ chức, doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất.
Đối với người làm ngành nghề này cần phải chịu trách nhiệm giám sát hệ thống vận hành, các mục tiêu cụ thể là ưu tiên hàng đầu cần đạt được, quan trọng nhất là tối đa hóa quản lý, doanh số hoặc quản lý thời gian để quản lý hiệu suất thực tế.
Quản trị văn phòng này được áp dụng rộng rãi cho các mô hình hoạt động của các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp, tổ chức… Đồng thời cung cấp các kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc quản trị văn phòng như quản trị hệ thống thông tin văn phòng,…
Tại Việt Nam ngành này đã xuất hiện từ khá sớm, cung cấp ngành nhân lực cho nhà nước và các tổ chức doanh nghiệp.
II. Công việc của ngành Quản trị văn phòng
Sau khi tốt nghiệp thì những sinh viên ngành này sẽ tiếp nhận các vị trí chuyên môn là gọi là quản trị viên văn phòng. Cụ thể sẽ có một số vị trí công việc như:
- Nhân viên văn phòng: Làm việc tại các cơ quan hành chính từ trung ương đến cấp chính quyền địa phương, tổ chức nhân sự của các công ty, cơ quan chính phủ, tổ chức xã hội.
- Nhân viên văn thư, thư ký, thư ký, lễ tân trong các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ.
- Vị trí Quản lý: Bạn có năng lực và khả năng đảm nhận tốt công việc có thể ở vị trí này.
- Giảng viên, Nghiên cứu viên: Cơ hội nghiên cứu, giảng dạy, quản trị văn phòng tại các trường đại học, cao đẳng.
- Cơ quan nhà nước và chính phủ: Cơ hội làm việc tại các văn phòng của bộ, hội đồng nhân dân, bộ, ban, ngành, v.v.
III. Một số kỹ năng để làm ngành Quản trị văn phòng
Hiện nay có rất nhiều bạn mong muốn theo học ngành Quản trị văn phòng nhưng lại không biết đến một số kỹ năng cơ bản để theo ngành. Vậy đâu là tố chất của ngành này?
Dưới đây là một số kỹ năng của nghề Quản trị văn phòng mà bạn nên biết như:
- Kỹ năng giao tiếp: Các nhà quản lý văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp và lắng nghe tốt để làm việc với nhân viên của mình. Chính kỹ năng giao tiếp sẽ kết nối mọi người và tạo thành cầu nối để giải quyết các nhu cầu cụ thể của một bộ phận đối với các nhiệm vụ chung của công ty.
- Kỹ năng tổ chức: Với công việc quản trị thì việc tổ chức là điều cần thiết bạn cần phải có. Điều này là do công việc của quản trị viên văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ cho nhiều nhân viên hoặc bộ phận trong một công ty như Lịch sự kiện, theo dõi lịch công ty,…
- Kỹ năng máy tính: Kiến thức về phần mềm máy tính là điều cần thiết vì phần lớn thời gian của một quản trị viên văn phòng dành cho các công cụ dựa trên máy tính như nhập dữ liệu, viết báo cáo và trả lời email.
- Kỹ năng Nghiên cứu và Phân tích: Các nhà quản lý văn phòng có thể được yêu cầu so sánh số liệu thống kê qua các năm để cho thấy sự phát triển của công ty.
- Cẩn thận, tỉ mỉ: Nhà quản trị có những công việc đòi hỏi độ chính xác cao như: Nhập liệu, đối chiếu tài liệu. Một sai sót nhỏ trong công việc của người quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến các bộ phận khác, từ đó có thể ảnh hưởng đến cả công ty.
- Tính linh hoạt: Loại công việc này có thể thay đổi liên tục, ngày này qua ngày khác hoặc giờ này sang giờ khác. Như vậy, các quản trị viên văn phòng phải có khả năng điều chỉnh và tổ chức lại ngày của họ để cung cấp hỗ trợ và hỗ trợ khi cần thiết.
IV. Thực trạng ngành Quản trị văn phòng hiện nay
Vị trí nhân viên văn phòng là bắt buộc phải có ở bất kỳ công ty, cơ quan nào. Khi nói đến lương thưởng, nhân viên quản lý văn phòng phụ thuộc vào chức danh công việc, chuyên môn và kỹ năng làm việc của họ.
Sinh viên mới ra trường hoặc có ít kinh nghiệm được trả từ 6-8 triệu đồng/tháng. Nếu học được chuyên môn, nghiệp vụ quản trị văn phòng và có kinh nghiệm hoàn thành các nghiệp vụ văn phòng, mức lương của bạn sẽ tăng từ 8 triệu đồng lên 12 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, mức lương dành cho quản lý có nhiều năm kinh nghiệm là 20-30 triệu đồng mỗi tháng.
Bên cạnh đó việc ở Việt Nam chưa thực sự nhiều bạn theo làm ngành này cũng dẫn đến thiếu nhân lực ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về quản trị văn phòng là gì được nhiều bạn tìm hiểu. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với các bạn. Cảm ơn đã đón đọc!
Nếu yêu thích ngành nghề này hãy mạnh dạn theo học bạn nhé!